职场文件归档常用文具品类汇总

各位打工人们，今天咱们来聊聊职场里一个特别重要但经常被忽略的事情——文件归档。你可能觉得归档就是把文件往柜子里一塞就完了，但实际上，用对了文具，归档这件事能变得又快又整齐，以后找文件的时候也不用抓瞎。下面我就给大家盘点一下，职场文件归档常用的文具都有哪些。

先说档案盒，这个是归档里的主力选手。档案盒一般是牛皮纸色的硬纸板材质，有2cm、3cm、5cm等不同的厚度可以选。薄的适合装少量文件，厚的适合装一大摞资料。档案盒的侧面有个小标签位，可以插上打印好的标签卡，写上文件名称、日期、部门这些信息。一排档案盒摆在柜子里，看着就很专业，找起来也方便。买档案盒的时候注意选那种纸板硬一些的，太软的话时间长了会变形，文件放在里面也容易折角。

接下来是文件袋，这个在归档的时候用得也很多。透明文件袋的好处是不用打开就能看到里面是什么，适合按时间或者按项目来归档。比如你可以按月份来分，1月一个袋子、2月一个袋子，到了年底要查什么文件，直接翻对应月份的袋子就行了。按扣文件袋和拉链文件袋都可以用来归档，按扣的取放方便，拉链的密封性好，大家根据自己的习惯选就行。

索引贴和分隔页，这两个是配合档案盒和文件夹使用的。你想想，一个档案盒里可能装了好几十页文件，如果没有分隔页，翻起来得一页一页找，太慢了。插上几个分隔页，把合同、发票、报告分开，再贴上索引贴写上类别，找文件的速度能快好几倍。现在很多索引贴是那种可书写的磨砂面，用圆珠笔或者水性笔写上去很清楚，而且不容易被蹭掉。

再说说打孔机和装订条。归档的文件有时候需要装订成册，这样不容易散、也方便翻阅。两孔打孔机是比较常见的，打两个孔，穿上塑料装订条就行了。三孔打孔机打出来的孔更多，装订更牢固，适合比较厚的文件。如果你不想打孔，也可以用推夹器，就是那种像小夹子一样的东西，夹在文件边缘，不伤纸，取下来也方便。

标签打印机也是归档的好帮手。虽然它严格来说不算传统文具，但在办公室里用得越来越多了。你可以用它打印出统一格式的标签，贴在档案盒、文件袋上面，看起来整整齐齐的，比手写的标签要规范很多。有些标签打印机还能打印彩色标签，用不同颜色区分不同类别，一眼就能看明白。

还有一种东西叫文件收纳箱，适合归档那些不常用但又不能丢的文件。文件收纳箱一般是塑料材质的，有盖子，可以防尘防潮。箱子侧面有标签位，写上里面装的是什么就行了。这种箱子特别适合放在柜子顶上或者储物间里，把那些一年用不到几次的文件收起来，既不占桌面空间，也不容易丢。

最后说一下便签条和记号笔。归档的时候经常需要在文件上做标注，比如"已审核""待签字""已归档"这些。用便签条贴在文件封面上，或者直接用记号笔在文件袋上标注，都是很常见的做法。记号笔建议选那种干得快、不容易晕开的，不然写完之后一摸就花了，等于白写。

把上面这些文具都用起来，你的文件归档系统就算基本搭起来了。刚开始可能觉得麻烦，但养成习惯之后，你会发现找文件变得特别快，再也不用在一堆纸里翻来翻去了。而且领导看你的文件管理做得这么规范，印象分也会加不少。